Planeringsprocessen handlar inte bara om att bestämma vad som ska göras, hur vi ska bli bättre. Det är av stor betydelse att identifiera kunder och intressenter och ta in deras behov om förbättringar.
På liknande sätt identifiera och dokumentera interna avdelningar eller funktioners samverkan och ansvar sig emellan, som förtydliganden, förväntningar m.fl. Detta ger en beskrivning över nuläget och underlättar avsevärt vägarna fram till att omformulera befintliga eller att skapa nya mål.
I planeringsstadiet kan verksamheten använda sig av enkla verktyg som metodstöd som analys- och riskhanteringsprocess för att identifiera och kartlägga beroenden m.fl. åtgärder. Samverkan mellan ansvariga chefer och medarbetare bör resultera i möjliga lösningar och ta reda på grundorsaker till uppkommen problemformulering. Ledningen eller andra ansvariga bör direkt angripa avsaknad av planer, resurser eller analyser och se till att sådana processer kommer med redan i planeringsstadiet. Att till exempel kompetens och resurser står i jämgodhet med ansvar och uppgifter över tid eller att information och utbildning är gällande innan aktivitet påbörjas m.fl. områden.
Planeringsprocessen ska kännetecknas av
- Engagemang
- Tydliga roller och mandat
- Tydliga uppdragsbeskrivningar, styrdokument och omfattningar
- En korrekt världsbild
- God kännedom om utvecklings- och förändringsarbete
Planeringen bör vara ett underlag för löpande förbättringsarbete under året – genom löpande utvärdering, via fastställda rapporteringsmodeller.
Delar av denna planering kan också utgöra sammanställning och underlag för aktiviteter som ska hanteras under nästa kvartal eller verksamhetsår.
Exempel på planer
- Plan för revision av särskilda aktiviteter/områden, frekvens
- Plan för utbildning och informationskanaler
- Förvaltningsprocesser och ändringshantering
- Tilldelning av resurser, budget
- Plan för löpande granskning eller behov av kompetens m.fl.
Dessa dokument kan du använda i arbetet med denna process
Befattningsbeskrivning – Larmansvarig
Befattningsbeskrivning – Säkerhetschef
IT system
Larmlista
Personal och säkerhet - Checklista
Riktlinjer – Personal och säkerhet
Riktlinjer – Informationssäkerhetsarbetet
Statistik – Inbrottslarm
Dessa dokument kan du ha användning för i både denna och andra processer
Analys och riskhanteringsprocess
Anteckning – Protokoll
Handlings- och åtgärdsplan
Modell for förbättringsarbete – A3
Modell for förbättringsarbete – PGSA
Modell for förbättringsarbete – SMART
Fysisk och miljörelaterad informationssäkerhet