Att anställa personal

Inför en anställning ska skriftlig information ges till den anställde om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet. Regelverket kring den skriftliga informationen har skärpts i och med ett EU-direktiv, Arbetsvillkorsdirektivet, och gäller från och med 29 juni 2022. Informationsskyldigheten gäller numera också alla anställningar, oavsett anställningsform och längd på anställningen, alltså även korta anställningar omfattas.

De regler som kommer från arbetsvillkorsdirektivet gäller numera även för arbetstagare med företagsledande eller därmed jämförlig ställning, arbetstagare som tillhör arbetsgivarens familj och anställda med särskilt anställningsstöd, i skyddat arbete eller med lönebidrag för utveckling i anställningen. Övriga delar i LAS gäller dock fortfarande inte för dessa grupper.

Senast inom 7 dagar in i anställning ska den anställde få skriftlig information om de viktigaste anställningsvillkoren. Det bör lämpligen ske i ett så kallat anställningsavtal som skrivs under av både arbetsgivare och anställd. Viss information ska också ges senast dag 30 in i anställning.

I lagen om anställningsvillkor finns specificerat den information som ska finnas med samt de olika tidsfristerna för sådan information. Viss del av den skriftliga informationen kan hänvisas till en specifik lag, kollektivavtal (om sådan finns) eller ibland även till en så kallad personalhandbok eller policy. Om all information inte skrivs in i anställningsavtalet är det dock viktigt att göra tydliga hänvisningar och säkerställa att medarbetarna kan hitta denna information på ett enkelt sätt.

Här specificeras den information som ska finnas med i avtalet samt de olika tidsfrister som gäller.

Den skriftliga informationen ska lämnas senast dag 7 i anställningen och innehålla följande:

• Arbetsgivarens namn, adress. Bra att ha med är även e-post, telefonnummer, organisationsnummer, även om det inte är ett krav
• Arbetstagarens namn och adress. Bra att ha med är även e-post, telefonnummer, personnummer, även om det inte är ett krav
• Anställningens tillträdesdag
• Arbetsplatsen. Om det inte finns någon fast eller huvudsaklig arbetsplats ska uppgift lämnas att arbetet ska utföras på olika platser eller att arbetstagaren själv får bestämma sin arbetsplats. (I vissa fall kan avtal om distansarbete ingås)
• Tjänstetitel eller yrkesbenämning
• En kortare beskrivning av arbetsuppgifterna
• Anställningsform (om anställningen gäller tills vidare eller för begränsad tid eller om den är en provanställning)
  - Vid en tillsvidareanställning, den uppsägningstid som gäller (Hänvisning till lag eller kollektivavtal kan göras)
  - Slutdatum eller andra förutsättningar för anställningen ska upphöra vid en tidsbegränsad anställning. (Hänvisning till lag eller kollektivavtal)
  - Vid en provanställning: prövotidens längd och eventuella villkor för provanställningen (Hänvisning till policy, lag eller kollektivavtal kan göras)
• Begynnelselön och andra löneförmåner och när den ska betalas ut. (Förmåner kan hänvisas till en policy eller kollektivavtal.)
• Längden på en normal arbetsdag eller arbetsvecka. (Hänvisning till lag eller kollektivavtal kan göras)
• Regler och ersättning för övertids- eller mertidsarbete, i förekommande fall. (Hänvisning till policy, lag eller kollektivavtal kan göras)
• Regler och ersättning för beredskap (om det ingår som väsentlig del i anställningen, kan hänvisas till en policy eller kollektivavtal som gäller från tid till annan)
• Minsta tidsfrist för besked om den ordinarie arbetstidens och jourtidens förläggning samt i förekommande fall
  - om förläggningen kommer variera mellan olika klockslag och dagar
  - regler för skiftbyte (Hänvisas till policy eller kollektivavtal kan göras)
• Om det till exempel finns sekretessavtal eller konkurrensklausuler ska dessa hänvisas som bilaga till anställningsavtalet

Senast inom en månad efter att anställningen påbörjats (informationen i alla punkter kan hänvisas till policy, lag och/eller kollektivavtal):

• Uppgift om rätten till lagstadgad utbildning som tillhandahålls av arbetsgivaren och som i förekommande fall krävs för rollen
• Semesterrätten, dvs hur många betalda semesterdagar man har rätt till. (Komplettera gärna information om arbetsgivaren erbjuder förskottssemester samt om övertidskompensation är avlöst med t.ex. extra semesterdagar och/eller lön. Komplettera gärna även om restidsersättning utges eller inte och hur den annars regleras)
• Bestämmelser om arbetsgivaren och arbetstagaren ska följa när någon av dem vill avsluta anställningen, t.ex. regler om varsel, förhandlingsskyldighet, skriftlighet, tvist och preskription
• Uppgift om att arbetsgivaravgifter betalas till staten
• Uppgift om det skydd för social trygghet som tillhandahålls av arbetsgivaren t.ex. pension, föräldralön, sjukvårdsförsäkring etc
• Kollektivavtal i förekommande fall och i lämpliga delar. (Namn och vilka parter som tecknat avtalet)

Så snart det är känt ska följande information lämnas, i förekommande fall:

• Om den anställde hyrs ut av bemanningsföretag ska uppgift om kundföretagens namn och adress

• Anställningsavtal - Alla anställningsformer
  396 kr
• Anställningsavtal - Visstidsanställningar
  396 kr
• Anställningsavtal - Verkställande direktör
  796 kr
• Anmälan av bisyssla
  396 kr
• Avtal för tjänstebil - Tjänst och privat bruk
  396 kr
• Bonusavtal - Tantiem
  396 kr
• Bonusavtal, chef och ledare
  396 kr
• Bonusavtal företagsbonus medarbetare
  396 kr
• Provisionsavtal, säljare
  396 kr
• Tystnadsförbindelse – Bilaga till anställningsavtal
  396 kr

För att vara säker på att personen ska förstå och känna till vilket arbete som ska utföras, vilket ansvar personen har etc bör befattningsbeskrivningar skrivas och lämnas över. Nedan några förslag på färdigskrivna befattningsbeskrivningar.

I de fall rekryteringen handlar om att ersätta en befintlig medarbetare kan man med fördel gå igenom befintlig befattning på nytt. Om behov finns kan man då i samband med rekryteringen passa på att ändra innehållet i tjänsten. Ibland kan det också vara bra att beakta innehållet i andra medarbetares tjänster eller befattningsbeskrivningar på avdelningen/företaget.

• Befattningsbeskrivning - Administratör
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Controller
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Ekonomiassistent
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Försäljningschef
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - HR-ansvarig
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Informatör-Kommunikatör
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Inköpare
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Kundtjänst-Support
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Logistikansvarig
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Löneadministratör
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Marknadsförare
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Platschef
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Produktionschef
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Projektledare
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Receptionist
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Redovisningsekonom
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Servicechef
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Servicetekniker
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Säkerhetschef
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Säljare-KAM
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - VD (CEO)
  396 kr
• Befattningsbeskrivning - Webbredaktör
  396 kr

För att underlätta för både den nya medarbetaren och Företaget är det en fördel att utse – och vidtala – en särskilt utvald handledare eller fadder. I vissa verksamheter kan det vara nödvändigt, exempelvis för att sätta in medarbetaren i arbetet, lagstiftning, ledningssystem eller andra regleringar för verksamheten. I andra verksamheter är det bara praktiskt att utse en kollega till fadder/handledare som personen kan vända sig till med frågor om företaget, organisationen, rutiner etc. Dock kan frågor om anställningsvillkor, lön etc. fortfarande behöva besvaras av närmaste chef eller HR/Lön.

Tala i förväg igenom med den utsedda handledaren/faddern om vad uppdraget innebär och vilka frågor som vederbörande ska svara för gentemot den nya medarbetaren.

Innan medarbetaren kommer till sin första arbetsdag är det viktigt att hennes eller hans närmaste chef informerar om detta till övriga inom verksamheten, förslagsvis de närmaste kollegorna, men lämpligtvis också till övriga avdelningen och företaget. Närmaste chef informerar att en ny person har anställts och vilka arbetsuppgifter hon eller han ska ha. I större företag kan informationen exempelvis ges på intranätet.

• Presentation - Ny medarbetare
  236 kr

Före den första arbetsdagen är det inte bara trevligt att närmaste chef tar kontakt med den nyanställde. Det är dessutom ytterligare ett tillfälle att hälsa välkommen och säkerställa dag och tidpunkt att påbörja hennes eller hans första arbetsdag.

Att medarbetaren har en fungerande arbetsplats från första dagen är inte bara trevligt utan också seriöst och för det mesta helt avgörande för att arbetet ska kunna påbörjas. Det är också viktigt att få lära sig och komma igång med vissa rutiner så snart som möjligt. Företaget eller medarbetaren kan också ha specifika egna behov. Se vidare "Checklista vid nyanställning" för att checka av aktiviteterna.

• Checklista vid nyanställning
  396 kr

Närmaste chef, med eller utan bidrag från nyckelmedarbetare, bör planera ett program för medarbetarens introduktion och första tid i företaget. Programmet ska innefatta inblick i organisationen, verksamhet, rutiner och arbetsuppgifter etc. Det ska också utformas med utgångspunkt från medarbetarens plats i organisationen och arbetsuppgifter.

• Introduktionsprogram för nyanställda
  396 kr
• Introduktionsschema för nyanställda
  236 kr

I samband med att planering av introduktion planeras kan närmaste chef upptäcka att medarbetaren kan behöva någon slags utbildning. Det kan handla om interna utbildningar, exempelvis i företags olika datasystem, eller utbildningar för ett specifikt kompetensbehov.

Ordna välkomstblomma till första dagen

Lite extra välkommen känner sig medarbetare som välkomnas av en blomma på sin arbetsplats den första dagen.

Ta emot den nya medarbetaren

Lämplig person, chef/fadder/handledare eller dylikt, möter upp den nya medarbetaren redan i receptionen den första arbetsdagen, eller i övrigt på en lämplig plats. Gör en rundvandring i lokalerna och låt den nya medarbetaren hälsa och presentera sig; börja med de närmaste medarbetarna och vänta kanske med övriga till efter lunch. Det kan ju vara många att hälsa på!

Observera att allt nedan – presentation, rundvandring, ordna vissa dokument och information om rutiner – kan bli lite mycket under den första arbetsdagen. Försök – om möjligt – att sprida ut detta under de första dagarna medarbetaren är på plats. Det som följer är förslag till ordningsföljd.

Vid rundvandringen är det viktigt att också visa plats för:

• Brandskyddsutrustning
• Första förbandslådor
• Kontorsmaterial
• Kopiator
• Kök
• Skrivare
• Toaletter
• Utrymningsvägar

Informera om

Efter rundvandringen kan det passa att lämna information om följande:

• Ansvarsfördelning mellan kollegor
• Arbetstider och raster
• Arbetsuppgifter
• Avdelnings- och arbetsrutiner
• Intranät och annan interninformation
• Organisationsplan
• Personalhandbok
• Policyer som gäller för anställningen
• Skyddsombud och fackliga ombud
• Tidpunkter för möte

Dokument och anmälningar

HR/Lön behöver samla vissa personaluppgifter om medarbetare. Be medarbetaren fylla i en blankett för löneuppgifter och skattsedel; lämna sedan denna till HR/Lön. Använd t.ex. "Personaluppgifter vid nyanställning".

Hos HR/Lön anmäler sig också medarbetaren till de försäkringar som anställningen omfattar och – om sådan finns – till Företagshälsovården.

Sedan är det dags för medarbetaren att hämta och kvittera ut passerkort eller nyckel eller både och i receptionen. "Kvittens nyckel – passerkort (mall)".

Informera om introduktionsprogrammet

Det ovan beskrivna är inte det egentliga introduktionsprogrammet, det som ska handla om arbetsuppgifter, befogenheter, rapporteringsvägar etc. Lämpligt är ändå att den första anställningsdagen informera om introduktionsprogrammet, eller genomgången.

• Kvittens - Nyckel Passerkort
  76 kr
• Personalhandbok
  2396 kr
• Personaluppgifter - Vid nyanställning
  236 kr

Ett introduktionsprogram bör påbörjas mellan första veckan till ett par månader efter att medarbetaren börjat arbeta. Syftet med ett introduktionsprogram är att den nya medarbetaren ska få en snabbare förståelse och kunskap om företaget för att bättre komma in i arbetet. Det är också viktigt att ge den nyanställde en positiv grund och attityd till företaget så att hon eller han vill vara kvar och utvecklas i företaget.

Målet med introduktionen är att den nya medarbetaren ska:

• Få sina förväntningar infriade
• Förstå sitt uppdrag i helheten
• Känna sig välkommen och betydelsefull för företaget
• Känna tillhörighet med arbetsgruppen och kan identifiera sig med företaget
• Uppnå goda arbetsresultat på kort tid

Med fördel delas introduktionsprogrammet in i tre olika block:

1. Om företaget
2. Om gruppen/avdelningen/arbetsrollen
3. Administrativ och praktisk information, rutiner och regelverk

Använd checklistan "Introduktionsprogram för nyanställda".

• Introduktionsprogram för nyanställda
  396 kr

Några veckor efter anställningen påbörjats är det viktigt att närmaste chef kontaktar medarbetaren. Sätt av tid för ett möte och ställ öppna frågor om hur medarbetaren upplever att det går och fungerar i arbetet och på arbetsplatsen. Låt henne eller honom ställa frågor och säkerställ att medarbetaren fått den introduktion som behövs. Om något saknas – diskutera vad som ytterligare skulle behövas.

Efter cirka tre månader är det bra att närmaste chef tar ett nytt möte med medarbetaren. Ställ frågor om hur det går, om medarbetaren kommit in i sitt arbete och funnit sig tillrätta med arbetsuppgifter och kollegor. Dessa samtal kan också ge värdefull information för upplägg av introduktionsprogram för senare anställda.

Återlämna checklista

När hela introduktionsprogrammet är avslutat och närmaste chef gjort uppföljande samtal med medarbetaren återlämnas checklistan till HR/Lön för arkivering.

• Checklista vid nyanställning
  396 kr